Nhân viên Admin phòng kinh doanh

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Đảm bảo vận hành hành chính, xử lý đơn hàng và hỗ trợ bán hàng trơn tru, giúp đội ngũ kinh doanh tập trung vào khách hàng, còn bộ phận Admin đảm bảo hợp đồng, chứng từ, báo giá, tồn kho, và giao hàng được thực hiện chính xác – đúng quy trình – đúng thời gian.

⚙️ II. NHIỆM VỤ CHÍNH

1. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

• Nhận đơn đặt hàng từ nhân viên kinh doanh hoặc khách hàng, kiểm tra thông tin: mã hàng, số lượng, giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao.
• Cập nhật đơn hàng lên hệ thống ERP / CRM / Excel và gửi phiếu xác nhận đơn hàng (Order Confirmation).
• Theo dõi tiến độ sản xuất – giao hàng – xuất hóa đơn, phối hợp với Kho & Kế toán.
• Quản lý phiếu giao hàng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và đối chiếu công nợ khách hàng.

2. Hỗ trợ soạn hợp đồng, báo giá, chứng từ

• Soạn hợp đồng mua bán, phụ lục, báo giá theo mẫu chuẩn công ty.
• Theo dõi hạn hợp đồng, điều khoản thanh toán, bảo hành và nhắc nhở kinh doanh khi đến hạn.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thầu, catalogue, giấy phép, chứng nhận chất lượng, CO/CQ, tờ khai xuất xứ (CO Form E, D,…).
• Lưu trữ hồ sơ điện tử và bản cứng đầy đủ theo mã khách hàng / số hợp đồng.

3. Quản lý dữ liệu và báo cáo kinh doanh

• Cập nhật doanh số hàng ngày, tuần, tháng theo từng nhân viên kinh doanh và khu vực.
• Tổng hợp báo cáo bán hàng, tỷ lệ chào hàng thành công, tồn kho, công nợ khách hàng.
• Theo dõi mã sản phẩm, chính sách giá, chiết khấu trên hệ thống.
• Hỗ trợ điều phối hội nghị khách hàng, triển lãm, đào tạo sản phẩm.

4. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng (Back Office)

• Ghi nhận phản hồi, khiếu nại và chuyển thông tin cho phòng QA hoặc kinh doanh phụ trách xử lý.
• Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng và cập nhật thông tin cho khách hàng.
• Hỗ trợ chăm sóc hậu mãi, gửi thư cảm ơn, phiếu khảo sát mức độ hài lòng (CSAT).

5. Hành chính nội bộ của phòng kinh doanh

• Quản lý văn phòng phẩm, lịch họp, lịch công tác, đề xuất chi phí phòng KD.
• Theo dõi chấm công, KPI, chỉ tiêu doanh số, thưởng tháng/quý của nhân viên kinh doanh.
• Thực hiện các biểu mẫu nội bộ: Phiếu đề nghị thanh toán, phiếu công tác, đề nghị mua sắm.

Trình độ học vấn: Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại, hoặc tương đương

Kinh nghiệm: ≥1 năm làm việc ở vị trí Sales Admin, Kinh doanh nội bộ, hoặc Hành chính – Kế toán bán hàng

Kiến thức chuyên môn: Hiểu quy trình bán hàng, hợp đồng, kế toán cơ bản, và luân chuyển chứng từ

Kỹ năng: Thành thạo Word, Excel, ERP/CRM; kỹ năng nhập liệu, báo cáo, giao tiếp nội bộ tốt

Phẩm chất cá nhân: Cẩn thận, trung thực, có tinh thần hỗ trợ, xử lý tình huống linh hoạt, giữ bảo mật thông tin khách hàng

Lương: 8 -12 triệu